Kommunereform – prosjektorganisasjon

Skiløype - Klikk for stort bilde

 

Kommunereformarbeidet har en prosjektorganisering der oppgaver og roller er fordelt slik det er ihht. denne artikkelen.

Mandat – oppgaver
 

Felles styringsgruppe

Styringsgruppa representerer kommunestyrene (prosjekteierne).

  • Gi råd – bredt politisk sammensatt
  • Bidra til at prosjektet har nødvendige ressurser
  • Støtte prosjektansvarlige
  • Ta avgjørelser i saker som legges fram på styringsgruppemøter

Felles prosjektgruppe/forhandlingsutvalg


Prosjektgruppens mandat er å tilrettelegge for en god prosess som skal bygge på dialog, åpenhet og kultur for deling. Blant hovedoppgavene er:

  • Sørge for at det legges frem en felles sak med forslag til vedtak om en eventuell sammenslåing for de tre kommunestyrene innen fastsatt frist.
  • Sørge for å avklare hvilke tema som bør innarbeides i en endelig intensjonsavtale, og hvilke som med fordel kan avklares tidligere i prosessen, og legge en plan for dettearbeidet.
  • Sørge for at det gjennomføres nødvendige utredninger. Prosjektgruppa må hele tiden ha for øye hva som er relevante opplysninger for å treffe en beslutning om å etablere en ny kommune. Mange detaljer kan være interessante å undersøke, men gir ikke nødvendigvis et bedre beslutningsgrunnlag.
  • Sørge for god informasjon og kommunikasjon om sammenslutningsspørsmålet overfor innbyggerne. Det må legges til rette for dialog, og sørges for formidling av fakta fra utredningene på en forståelig måte.
  • Sørge for at det legges til rette for gode møteplasser mellom folkevalgte i de tre kommunene.


Sekretariatet

Sekretariatet består av en-to ansatte fra hver kommune:
Dette er at anslag, og kan variere uke for uke; noen uker mer og noen uker mindre.
Sekretariatet har følgende ansvar og oppgaver:

  • Bidra til framdrift i henhold til prosjektdirektiv
  • Koordinere oppgaver og aktiviteter
  • Sekretariatsfunksjon for (innkalle til og skrive referat fra) prosjektgruppen og styringsgruppen og rådmannsgruppen
  • Saksforberedelser
  • Bistå utredningsgruppene ved behov
  • Fasilitere møteplasser for prosjektgruppe og styringsgruppe
  • Fasilitere andre felles arrangement
  • Dokumentasjon/arkivering 
  • Informasjons- og kommunikasjonsarbeid sammen med kommunikasjonsmedarbeidere i de tre kommunene

Sekretariatet rapporterer til rådmannsgruppa.
 

Prosjektledermøter - ordførere
 

Ordførerne er prosjektledere, og har ansvar for framdrift i henhold til prosjektgruppens mandat.  Det er valgt hvilken ordfører som leder møtene i styringsgruppe og prosjektgruppe.  Ordførerne møtes jevnlig for saksforberedelse.
Ledelse: Varierer med sted og oppgaver

 

Rådmannsgruppen
 

3 rådmenn – møtes etter behov

  • Aktiv bidragsyter til framdrift og koordinering, i samarbeid med sekretariatet  
  • Bistå i saksforberedelser
  • Kvalitetssikring av beslutningsgrunnlag
  • Ivareta oppgavene inn mot organisasjonen (ledere/ansatte/tillitsvalgte)
  • I samarbeid med sekretariatet: bistå ordførerne i prosessarbeidet

Ledelse/koordinering: Ikke avklart.


Rådgiver og prosessdriver (ekstern ressurs)
 

Prosessdriver: Arild Sørum Stana. KS Konsulent

  • Bistå med strategiske råd og vurderinger i prosessen
  • Bidra til å sikre framdrift og engasjement i prosessen
  • Samtalepart for ordførere og prosjektgruppeDeltar i møter i sekretariatet etter behov, i rådmannsmøtene og med ordførere/prosjektgruppe

Kontaktperson for rådgiver/prosessdriver:  Per H. Lervåg
 

Roller og rutiner
 

Styringsgruppa


Formannskap i kommunene, partiledere for partier som ikke sitter i formannskap, rådmenn og en representant fra HTV fra hver kommune, utgjør styringsgruppa.  
Leder:  Rune Støstad
Nestleder:  Ikke avklart.
Det innkalles varamedlemmer ved forfall.  Det besørges av den enkelte kommune.
Rådmenn og sekretariat er til stede i styringsgruppas møter.

 

Prosjektgruppa/forhandlingsutvalg
 

Ordfører, en opposisjon, rådmann, en HTV fra hver av kommunene utgjør prosjektgruppa.
Sekretariatet er til stede i prosjektgruppas møter.
Leder:  Ole Tvete Muriteigen
Det innkalles ikke vara ved forfall.

 

Prosjektledermøte (ordførere)


Saksforberedende møter hvor møteledelsen avhenger av hvilke saker som skal forberedes.
 

Rådmannsmøte


Koordinator:  Ikke avklart.


Felles møter mellom prosjektledere(ordførere) og rådmenn
 

Saksforberedende møter som avholdes ved behov.
 

Sekretariatet
 

Tom Nøvik/Anita W. Heggestuen, Nord-Fron Kommune (bytter ved behov)
Anne Holsbrekken, Sør-Fron Kommune
Britt Åse Høyesveen, Ringebu kommune


 

Engasjert prosessrådgiver
 

Arild Sørum Stana, KS konsulent
Prosessrådgiver disponeres iht.  inngått avtale.

 

Publisert av Jo Engum. Ansvarlig Tom Nøvik. Sist endret 10.02.2016 10.34